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textzauber@work - 5 Tricks, um deine E-Mails schneller zu schreiben

Was fällt uns als erstes ein, wenn wir an typische Texte im Arbeitsalltag denken? Klar, es sind die E-Mails! E-Mails neigen dazu, zu Zeitfressern zu werden. Das kann passieren, wenn das eigene Postfach so überschwemmt ist, dass uns die Zeit zum Lesen fehlt. 

Es kann aber auch sein, dass wir viel zu lange am Text herumtüfteln. Letzteres passiert oft dann, wenn wir uns gar nicht bewusst sind, was wir mit der E-Mail bezwecken.

Die Absicht hinter der E-Mail

Es steckt immer mindestens ein Ziel hinter Deiner E-Mail! Brauchst Du bloß eine Info oder möchtest Du eine Arbeitsanweisung geben? Geht es darum, Dich für die letzte E-Mail zu bedanken, um Deinem Gegenüber zu versichern, dass Du ihn nicht vergessen hast? Schließlich willst Du ihn als wichtigen Kontakt nicht verlieren... 

 

Oft ist uns gar nicht bewusst, was wir bezwecken wollen. Sobald Dir die Absicht dahinter klar ist, wird es einfacher in die Tasten zu hauen.

Trick 1: Überlege zuerst was du willst

Überlege Dir vor dem Schreiben ganz kurz, was Du mit Deiner E-Mail bezweckst. Was ist Dein Ziel? Je klarer es ist, desto klarer wird die Botschaft für Dein Gegenüber. Ein unnötig langes E-Mail-Ping-Pong bleibt Euch erspart.

 

Verpacke Dein Ziel nun im 2. Satz - gleich nach der Grußformel und ein paar freundlichen Worten.

 

Ein Beispiel

Du brauchst Vertragsunterlagen und zwar sehr bald. Formuliere Dein Ziel im 2. Satz - hier blau markiert:

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr xx,

 

danke für Ihre Infos. Bitte senden Sie mir den Vertrag xx zeitnah zu. (-> Dein Ziel! Das willst Du!) Ich kümmere mich umgehend um die Unterzeichnung.

 

Mit freundlichen Grüßen,
xx

Trick 2: Schreib einfach drauf los

Du denkst gerade: "Haha, genau das ist ja mein Problem! Ich weiß trotzdem nicht was ich schreiben soll."?

 

Oftmals versuchen wir gleich die richtige Formulierung zu finden und starren daher auf ein weißes E-Mail-Formular. Das ist aber gar nicht notwendig. Der erste Text darf total komisch formuliert sein und Grammatikfehler haben - ja wirklich! Du wirst sehen, den Wortsalat bringst Du danach ganz schnell in die richtige Form.

Trick 3: Verwende 3 bis max. 5 Absätze

Es bringt nichts, wenn Du erst lange und breit erklärst, warum du etwas benötigst oder auf den letzten E-Mail-Verkehr in allen Einzelheiten eingehst. In unserer schnellen Welt lieben es die Leute, wenn sie klare Botschaften erhalten.

 

Verwende für normale E-Mails bloß 3 Absätze: Grußformel, Hauptteil, Abschiedsformel. Erstelle bei umfangreichen Themen max. 5 Absätze. Solltest Du theoretisch noch mehr benötigen, gehören diese vermutlich eher in ein Meeting oder in ein Telefonat. ;) 

 

Möchtest Du noch gern mehr über den richtigen Aufbau von geschäftlichen E-Mails erfahren, kann ich Dir auch folgenden Artikel empfehlen: https://karrierebibel.de/e-mail-schreiben

Trick 4: Ordne den Text von wichtig bis unwichtig

Ich habe Dir gezeigt, dass Du die Absicht Deiner E-Mail gleich in den Anfang legen kannst. Anschließend können weitere Infos folgen. Beginne Deine Mail immer mit den wichtigen Inhalten und lasse danach die unwichtigen  folgen.

 

Du wirst sehen, über die Zeit werden Deine E-Mails kürzer und klarer. Du wirst Dich selbst dabei beobachten, wie Du zunehmend die letzten Teile herausschmeißt. Dir wird bewusst, dass sie oft gar nicht notwendig sind. 

Trick 5: Nutze Stichpunkte

Vorteile von Stichpunkten in E-Mails

  • Schachtelsätze vermeiden
  • Zeit für Formulierungen sparen
  • Übersichtlichkeit schaffen
  • Dankbare Kollegen und Kunden :)

 

Dir stehen heute noch einige Mails bevor? Dann versuch es mit meinen Tricks. Nutze auch gern meine Text-Notaufnahme. Viel Erfolg dabei. Deine Textzauberin.

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