· 

textzauber@work - 5 ungewöhnliche und mutige Zaubertricks, die deine E-Mail-Flut reduzieren

5 ungewöhnliche und mutige Zaubertricks gegen deine E-Mail-Flut

E-Mail-Flut reduzieren

Hand aufs Herz – wie viele E-Mails erhältst Du durchschnittlich an einem normalen Arbeitsalltag? Wie viele davon interessieren Dich wirklich? Machen alle Sinn? Wenn Du es nicht weißt, dann zähle einmal die Mails der vergangenen Tage durch. Allein mit dieser Erkenntnis schwimmst Du bereits in Richtung des rettenden Ufers.

Kommunikationswissenschaftler, Personaler, Coaches, Führungskräfte & Co zerbrechen sich schon lange den Kopf darüber, wie man den E-Mail-Wahnsinn minimieren kann. Ich habe eine ganze Weile für Dich recherchiert und Bücher gewälzt, um nützliche Tricks auf einen Blick zusammenzustellen.

Außerdem gebe ich Dir 5 ungewöhnliche und teils mutige Zaubertricks an die Hand, um Deiner E-Mail-Flut den Kampf anzusagen.

Aber befassen wir uns zunächst mit gängigen Strategien. Im Folgenden findest Du eine Übersicht zu hilfreichen Herangehensweisen, die Du direkt in Angriff nehmen kannst.

 

Mit diesen Strategien reduzierst du deine E-Mail-Flut

  • Plane feste Zeiten für Deine E-Mails ein, anstatt alle paar Minuten darauf zu reagieren: So wird nicht jede einkommende Nachricht zu einem Störfaktor und reißt Dich aus der Arbeit.
  • Verwende das „CC“ so wenig wie möglich: Wenn Du selbst sparsam damit umgehst, wirst auch Du weniger zugespammt.
  • Ordne Deine E-Mails: Hier haben sich zwei sinnvolle Strategien herauskristallisiert. Entscheide am besten für Dich selbst, welche zu Deiner Arbeitsweise passt:
  1. Entweder legst Du eine Ordnerstruktur an und sortierst (ALLE!) E-Mails regelmäßig ein.
  2. Oder lasse alle E-Mails im Posteingang, um die Zeit für das Sortieren komplett zu sparen. Die Mails kannst Du trotzdem je nach Arbeitsstand und Wichtigkeit markieren. Die ältesten Nachrichten kannst Du regelmäßig in einem Schwung löschen und vermeidest so ein volles Postfach.
  • Bestelle alle überflüssigen Newsletter ab: Aufgrund der neuen DSGVO funktioniert das Abbestellen inzwischen viel leichter, da die Option „Newsletter abbestellen“ meist ganz unten in den Newslettern platziert ist. Mit einem Klick wirst Du unnötige E-Mails los.
  • Antworte erst, wenn Du die Mail gründlich gelesen hast: Damit sparst Du unnötige Antwortschleifen durch Missverständnisse.
  • Klicke „Antworte an alle“ so wenig wie möglich: Dies ruft ansonsten oft noch mehr Diskussionen hervor, die eine weitere E-Mail-Welle nach sich ziehen.

E-Mail-Wahnsinn beherrschen - 5 ungewöhnliche und mutige Zaubertricks

ZauberTrick 1- Jede E-Mail kostet 1 €

Stelle dir vor dem Schreiben jeder E-Mail vor, dass sie Dich 1 Euro kostet. Frage Dich, ob diese Nachricht es wert ist.

 

Könntest Du das Thema auch auf einem anderen Kommunikationsweg effizienter lösen und mit einem Besuch am Tisch deines Kollegen oder einem Telefonat schnell die Frage klären? Ist die E-Mail möglicherweise sogar komplett überflüssig? Dann spare Dir den Euro bzw. die Zeit. ;)

Zaubertrick 2 - Ungewöhnliche Abwesenheitsnotiz für Deinen Urlaub

Im Folgenden habe ich eine mutige und lockere Abwesenheitsnotiz für Dich konstruiert, mit der Du nach Deinem kommenden Urlaub ein kleines Postfach haben wirst.

 

Die Vorlage darfst Du gern einfach vor Deinem nächsten Urlaub kopieren und als Abwesenheitsnotiz in Dein E-Mail-Programm einfügen:

 

Vorlage Abwesenheitsnotiz:

„Guten Tag,


aktuell befinde ich mich im Urlaub vom xx.xx.20xx bis zum xx.xx.20xx. Damit ich am Tag meiner Rückkehr nicht von einer mächtigen E-Mail-Welle zurück auf eine Insel voller Zeitfresser-Monster befördert werde, wird Ihre E-Mail in dieser Zeit gelöscht.

Wenn Ihr Anliegen am Tag meiner Wiederkehr, den xx.xx.20xx, noch Relevanz haben sollte, dann melden Sie sich bitte noch einmal bei mir. Handelt es sich bei Ihnen um eine bedrohliche Arbeitswelle, vertragliche Angelegenheiten oder dringende Themen, dann erreichen Sie meinen Kollegen xx unter xx.

 

Mit freundlichen Grüßen,
xy"

 

-> ACHTUNG IN BEZUG AUF DATENSCHUTZ UND ARBEITSRECHT!: Diese Vorgehensweise ist natürlich mutig. Ich habe hierzu viel recherchiert, was das aktuelle Arbeitsrecht sagt. Rein rechtlich gesehen, bist Du auf der sicheren Seite, solange Du das Löschen aller E-Mails im Vorfeld mit Deinem Chef / Deiner Chefin abklärst und die Abwesenheitsnotiz nur für unternehmensinterne Kollegen/innen verwendest.

Zaubertrick 3 - Stopp-Schild

Ist es bei Dir so, dass Dich eine einkommende E-Mail aus der Arbeit herausreißt? Wenn das der Fall ist, dann eignet sich diese Strategie für Dich.

 

Zeichne Dir ein Stopp-Schild oder drucke Dir eins aus, das Dich daran erinnert, Dich nicht von jeder einkommenden E-Mail ablenken zu lassen. Hänge es an Deinen Bildschirm oder stelle es auf Deinem Tisch auf. Öffne die Mail erst in einem bestimmten Zeitrahmen, den Du für Deine E-Mail-Bearbeitung zuvor festgelegt hast.

Zaubertrick 4 - Antworte nur auf jede 2. Mail

Kein Scherz, versuche nur auf jede 2. E-Mail zu antworten. Auf alle anderen reagierst Du mit einem Telefonat, einem kurzen Besuch am Tisch Deines Kollegen / Deiner Kollegin oder mit einem Terminvorschlag für ein Meeting.

ZAUBERTRICK 5 - E-Mails zählen: deine 2-Monate-Challenge!

Zähle in einer Arbeitswoche Deine eingehenden und gesendeten E-Mails. Notiere Dir am Freitag Abend diese beiden Zahlen. Wirf dazu einen Blick in die Postfächer und reflektiere einen Moment, welche E-Mails etwas gebracht haben und welche eher unnötig waren. Hätten sich die Themen auch schneller klären lassen?

Berücksichtige Deine Überlegungen für die E-Mails in der kommenden Woche. Entferne außerdem unnötige Verteiler und Newsletter.

Nun die Challenge: Versuche am Freitag in Woche 2 die Anzahl deiner E-Mails sowohl im Posteingang als auch Postausgang zu unterbieten. Halte dieses Vorgehen 2 Monate durch und versuche jeden Freitag eine kleinere Zahl von E-Mails zu erreichen.

Wer weiß, vielleicht fällt Dir ja eine eigene Belohnung ein, die Du Dir genehmigst, wenn Du die Mails erfolgreich reduzierst?! ;)

Ich hoffe, meine Tipps helfen Dir in der nächsten E-Mail-Seenot weiter.

Ich wünsche Dir ein leeres und übersichtliches Postfach.

 

Deine Textzauberin.

Kommentar schreiben

Kommentare: 0